Auxiliar de Apoyo Operativo - Management Services
PMA (Programa Mundial de Alimentos)Descripción del puesto
ANTECEDENTES Y PROPOSITO DE LA ASIGNACION:
El/la titular del puesto se desempeñará en la sub-oficina del PMA ubicada en Puerto Lempira, Gracias a Dios, Honduras y será supervisado/a directamente por el Oficial de Administración o designado, e informará al jefe de la sub-oficina de Puerto Lempira.
El propósito es ejecutar tareas administrativas y financieras de calidad, que faciliten el desarrollo de la operación en campo en forma eficiente y oportuna, asegurando el cumplimiento de las reglas y normas oficiales del PMA.
RESPONSABILIDADES:
El/la titular del puesto cumplirá con la responsabilidad de asistir en los procesos administrativos y financieros del PMA, asumiendo el compromiso de completar una gama de procesos y actividades que requieren de alguna interpretación de la norma, pautas o prácticas.
1. Reunir información destinada claramente a servir de base para la redacción de documentos y la preparación de informes por parte de otros miembros del personal.
2. Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes.
3. Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
4. Prestar servicios de revisión y corrección de documentos estándar, para contribuir a la elaboración de documentación exacta.
5. Encargarse del mantenimiento de los sistemas y archivos estándar establecidos para garantizar que la información sea precisa y esté fácilmente disponible para la función de que se trate.
6. Detectar discrepancias sencillas en las estadísticas y los datos, como información faltante, y comunicarlas a funcionarios de categoría superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.
7. Encargarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa en los sistemas institucionales.
8. Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.
9. Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformación, cuando proceda, para ayudar en la prestación de apoyo operativo al personal.
RESPONSABILIDADES ESPECIFICAS DEL PUESTO
1. Desarrollar procesos de compras de NFI menores de $5K requeridos para la asegurar la operación del PMA, incluyendo: la elaborando términos de referencia para la provisión de servicios o productos, preparación de cuadros comparativos, estimaciones presupuestarias, creación de órdenes de compra dentro del sistema corporativo y certificaciones de servicios, asegurando el cumplimiento de las normas oficiales del PMA.
2. Realizar el compromiso financiero dentro del período (SES/GRN) en el sistema corporativo del PMA para los siguientes servicios: combustible, rentas, energía eléctrica, internet, mantenimient
Requisitos
- Reunir información destinada claramente a servir de base para la redacción de documentos y la preparación de informes por parte de otros miembros del personal.
- Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes.
- Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
- Prestar servicios de revisión y corrección de documentos estándar, para contribuir a la elaboración de documentación exacta.
- Encargarse del mantenimiento de los sistemas y archivos estándar establecidos para garantizar que la información sea precisa y esté fácilmente disponible para la función de que se trate.
- Detectar discrepancias sencillas en las estadísticas y los datos, como información faltante, y comunicarlas a funcionarios de categoría superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.
- Encargarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa en los sistemas institucionales.
- Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.
- Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformación, cuando proceda, para ayudar en la prestación de apoyo operativo al personal.
- Desarrollar procesos de compras de NFI menores de $5K requeridos para la asegurar la operación del PMA, incluyendo: la elaborando términos de referencia para la provisión de servicios o productos, preparación de cuadros comparativos, estimaciones presupuestarias, creación de órdenes de compra dentro del sistema corporativo y certificaciones de servicios, asegurando el cumplimiento de las normas oficiales del PMA.
- Realizar el compromiso financiero dentro del período (SES/GRN) en el sistema corporativo del PMA para los siguientes servicios: combustible, rentas, energía eléctrica, internet, mantenimiento de vehículos y equipo de oficina, Courier, servicios de limpieza y seguridad, entre otros.