Una situación difícil de enfrentar para cualquier trabajador de Recursos Humanos es tener que comunicar un despido a un trabajador. Desde luego, el objetivo de su trabajo es reclutar talento, no tener que despedirlo. Desafortunadamente, es parte del trabajo que hay que hacer de vez en cuando toca hacer.

Aunque siempre es duro tener que tomar la decisión, existen formas de hacerlo y de comunicar un despido de forma correcta para hacerlo un poco más fácil. Hoy veremos cómo hacerlo paso a paso cómo se tramita el despido y cómo comunicarlo al trabajador.

1. Tener claro por qué se despedirá

Lo primero en este caso es tener bien identificada la razón por la que quiere despedir a alguien. Si el trabajador ha faltado a la normativa, si su rendimiento ha sido deficiente, si se deberá a recortes o reajustes dentro del departamento, etc. Este punto es importante porque se debe dejar claro que no se trata de un despido discriminatorio de ningún tipo, ya que en dicho caso sería ilegal.

Además, se debe saber si se tratará de un despido justificado o injustificado. Lo segundo puede conllevar a apelaciones para reinstalación en el cargo o, en todo caso, obliga al empleador a indemnizar y liquidar contrato.

2. Revisar el tiempo de preaviso

Dependiendo de la legislación de cada país, el tiempo de preaviso para notificar el despido puede variar. En algunos casos, se pide que el mismo sea de al menos 15 días. En otros casos, se exige un mes. Recuerda que, de no existir un preaviso, el monto del tiempo se suma a la liquidación que se le debe pagar al trabajador.

Esa información se suele encontrar en los Códigos o Legislaciones Laborales de cada país. En algunos casos, en donde no se cuenta con un documento integral sobre el tema, sí pueden existir decretos que establecen períodos de preaviso.

Si no existe una normativa al respecto, un tiempo razonable es un período de 15 a 30 días dependiendo de la cantidad de trabajo a entregar y la dificultad para entrenar a alguien más.

Además, aunque no se detalle nada en la ley, se debe brindar al trabajador unas horas libres de su jornada semanal para asistir a entrevistas y dedicarse a buscar un nuevo trabajo.

3. Identificar circunstancias especiales

Antes de decidir la fecha en la que se va a notificar un despido, se debe revisar algunas consideraciones especiales para no agravar la situación. Por ejemplo, que no sea en la fecha de aniversario de la empresa, el cumpleaños del trabajador o si recientemente estuvo de baja por paternidad, enfermedad o accidente, luto, etc.

4. Agendar la reunión

Una vez que tienes claro el tiempo mínimo de preaviso y la razón del despido, planifica la reunión para comunicar el fin de la relación laboral.

Contrario a lo que se piensa, el viernes por la tarde no es el mejor día para comunicar el despido. Se recomienda más hacerlo el lunes, ya que eso permite ajustar a todos los involucrados para la transición o coordinación de tareas pendientes. Además, le permite al trabajador comenzar a buscar un nuevo empleo durante toda la semana.

Además, procura que la reunión no dure más de 10 o 15 minutos. Es el tiempo que debes agendar. Por ello, lo que le comuniques debe ser claro y específico.

5. Preparación previa

Antes de la reunión de notificación, la persona encargada se debe preparar para posibles preguntas que el trabajador pueda hacer y apartar espacio para que las haga o para que exprese sus preocupaciones sin ser interrumpido.

Luego, no solo debes saber cómo responder a cada una de ellas con seguridad, sino que se deberá establecer el procedimiento para la devolución de artículos de la empresa: laptops, auto, teléfono, tarjetas de crédito, dispositivos de almacenamiento, contraseñas, entre otros.

Además, debes recordar hablar brevemente sobre los proyectos que están pendientes o en proceso, o cualquier trabajo que necesite ser reasignado. Tenlo anotado como punto a tratar.

6. Buscar un lugar privado

Las reuniones para notificar un despido deben realizarse en un área privada de la empresa. No delante de todo mundo. De preferencia, la oficina del gerente o una sala de conferencias donde otros trabajadores no puedan ver o escuchar.

Por otro lado, se recomienda que haya un testigo más. Un máximo de 3 personas en la reunión. De ese modo, habrá alguien que pueda tomar notas de lo que se dice, para fines de registro. Además, si hay una posterior demanda, esto ayudará a evitar discusiones sobre lo que se dijo.

7. Comunicar efectivamente

Durante la reunión, proporciona al trabajador una explicación breve y resumida de la decisión tomada. Esto debe incluir una carta de despido, donde se le notifica lo mismo que le estás comunicando verbalmente.

Deberás entregar una copia al trabajador y él te deberá firmar una original con sello, qué tú también debes firmar delante de él.

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Para evitar repercusiones negativas como una demanda por despido injustificado o la exigencia de reinstalación, la empresa debería tener siempre un registro escrito de su normativa, incluyendo el procedimiento y razones de despido de empleados.

Durante la reunión de notificación de despido, es importante presentar la documentación sobre el desempeño al trabajador, como revisiones o advertencias escritas.

Asegúrate de explicar clara y educadamente los motivos para la terminación, evitando el debate sobre el tema. Tratándolo como una persona y no como un número más.

Si los compañeros de trabajo posteriormente perciben que el trabajador saliente fue maltratado durante el despido, la empresa puede perder la confianza, lealtad y buena voluntad de los demás.

8. Información sobre su liquidación

Los puntos tratados en la reunión deben incluir información sobre el pago de salarios pendientes, así como de las prestaciones finales del trabajador, incluyendo:

  •  Preaviso (si no se preavisó con tiempo)
  • Indemnización, conocido también como auxilio de cesantía o pago por antigüedad
  • Vacaciones no gozadas
  • Aguinaldo o bono de navidad proporcional
  • Etc.

Deja claro al trabajador cuántos días acumulados de prestaciones tiene y cuál será el monto a recibir. También indícale que deberá firmar un finiquito donde se detalle la causa de extinción de contrato, la fecha de finalización del mismo y los pagos que le están siendo liquidados al recibir el cheque.

Ten en cuenta que este no es el momento de sacar a relucir todo el historial de empleo del trabajador ni tampoco el momento de negociar una extensión o segunda oportunidad.

9. Manejo de conflictos potenciales

Si al momento de notificarle, el trabajador se muestra con ira, se debe intentar hacer un llamamiento a que todos los presentes mantengan la calma. Se debe dar un momento al trabajador para desahogarse o recomponerse y luego repetirle el mensaje.

En caso de que se trate de un trabajador muy emocional, es importante mostrar empatía y comprensión. Luego se debe volver al mensaje:

Evita hacer comentarios cliché como “yo sé cómo te sientes” o “vas a estar bien”, porque pueden parecer que se está minimizando la preocupación del trabajador.

El estrés de la noticia puede hacer que sea difícil para el trabajador procesar la información en ese momento, por lo que al retomar el asunto se le debe proporcionar una carpeta con material relevante y la carta de renuncia detallada, para que pueda revisarlo delante de ti.

10. Notificar al resto de trabajadores y a clientes

Dependiendo del rubro de la empresa, el gerente debe considerar si se debe notificar la decisión solo a los trabajadores involucrados o si también debe hacerlo con los clientes actuales.

En cualquier caso, es importante proporcionar una explicación veraz, pero breve tratando de mantener en la medida posible la privacidad del trabajador despedido.

Los trabajadores estarán interesados cómo se va a redistribuir el trabajo pendiente y obligaciones del trabajador despedido. La preparación y la capacitación garantizan que los resultados de la transición sean la coordinación efectiva, que no afecte la competitividad de la empresa o el desempeño del departamento.

Por otro lado, los clientes querrán asegurarse de que estarán bien atendidos y que sus proyectos siguen avanzando.

11. Errores a evitar

Uno de los errores que cometen los empleadores es no documentar adecuadamente las faltas del trabajador. Aunque pueda parecer algo innecesario, en realidad no lo es.

Los gerentes de recursos humanos y el supervisor deben llevar registros sobre el desempeño de los trabajadores o el incumplimiento a las normas. Por ejemplo, el horario, la vestimenta, el protocolo de trabajo, etc. Todo ello, desde el inicio o con suficiente tiempo antes de un despido.

En todo caso, esto le hará saber al trabajador que la terminación de su contrato es acorde con las prácticas y políticas de la empresa.

Otro gran error es comunicar la decisión de forma inexacta al resto de trabajadores. Hay que ser honesto y directo, no comentarlo demasiado, pero tampoco discutir, ni disculparse o suavizar el mensaje. Tampoco es correcto enviar un correo elogiando o agradeciendo al trabajador si el despido ha sido por faltas o por su desempeño.

Conclusión

Comunicar un despido nunca será una tarea fácil para ningún reclutador, ya que el espíritu de su trabajo es ganar talento, no despedir personal. Pero habrá un momento, tarde o temprano, en el que te tocará hacerlo.

Lo mejor es estar preparado y hacerlo de forma ordenada para evitar reclamos o demandas posteriores, así como dar mala imagen de la empresa al resto de colaboradores que laboran en ella. Estos consejos pueden ayudarte a prepararte y afrontar el proceso de la manera más profesional posible.

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