Descripción del puesto
Términos de Referencia
Consultoría de apoyo administrativo y adquisiciones
Rare busca contratar una persona consultora para gestionar el seguimiento administrativo, de adquisiciones y logístico del equipo de Colón y de las actividades del proyecto BAF y otros proyectos asignados. La consultoría será responsable de la preparación, seguimiento y archivo de los procesos y expedientes asignados; no tendrá facultad para aprobar adquisiciones, autorizar pagos, certificar avances de obra ni aceptar técnicamente obras o servicios.
1. Información general
Elemento
Detalle
Título
Consultor(a) de apoyo administrativo y adquisiciones
Referencia
Rare MAR | Colón, Honduras |
Modalidad
Consultoría por productos
Lugar
Colón, Honduras, con desplazamientos a comunidades y sitios de proyecto según se requiera.
Duración
4 meses.
2. Objetivo de la consultoría
Gestionar el seguimiento integral de los procesos de adquisición asignados, desde la recepción de la solicitud hasta la entrega documentada, preparación de actas, solicitud de pago y cierre del expediente. La consultoría brindará apoyo en adquisiciones, coordinación logística, gestión documental y seguimiento administrativo de obras, conforme a los planes de trabajo, presupuestos, políticas de Rare y requisitos aplicables de donantes.
3. Alcance y responsabilidades
3.
1 Apoyo a adquisiciones
- Recibir las solicitudes de compra aprobadas y verificar que cuenten con especificaciones, cantidades, justificación, presupuesto disponible y demás requisitos documentales antes de iniciar el proceso.
- Gestionar compras autorizadas de bienes, equipos, materiales y servicios para las actividades del equipo de Colón, el proyecto BAF y otros proyectos asignados.
- Recopilar especificaciones, cantidades, fechas de entrega y demás requisitos de las personas solicitantes; solicitar cotizaciones y preparar cuadros comparativos y expedientes para revisión.
- Preparar solicitudes de compra y documentación de respaldo; dar seguimiento a aprobaciones, órdenes de compra o contratos con el personal responsable.
- Dar seguimiento a pedidos, contratos y entregas hasta su conclusión; coordinar la recepción documentada con el equipo solicitante y reportar discrepancias, retrasos o entregas incompletas.
- Preparar y gestionar las actas de recepción, entrega, conformidad, devolución o cualquier otra acta requerida, con las firmas del personal autorizado, evidencias fotográficas y documentos de respaldo aplicables.
- Mantener cada expediente actualizado durante todas las etapas del proceso: solicitud, cotizaciones, cuadro comparativo, aprobaciones, orden de compra o contrato, entrega, acta, factura, solicitud de pago y cierre.
- Mantener actualizada la base de datos de proveedores locales y apoyar la recopilación de documentos de registro, evaluación y calificación requeridos por Rare.
3.
2 Coordinación con proveedores y pagos
- Mantener comunicación profesional con proveedores y contratistas para dar seguimiento a precios, condiciones de pago,