A medida que las restricciones contra el Covid-19 se relajan y distintas entidades vuelven a la “nueva normalidad”, las empresas se han encontrado con que muchos de sus trabajadores han sido más productivos de forma remota. Sin embargo, algunas de las tareas que realizan requieren su regreso presencial.

Por otra parte, se ha encontrado que muchos no desean regresar al trabajo presencial. Esto ocurre debido a que el trabajo remoto les ha permitido estar más cerca de su familia y lograr un mejor balance entre el trabajo y la vida familiar (sin mencionar no enfrentarse al tráfico matutino justo antes de iniciar labores). Además, existe desconfianza de parte de la población, dado que el virus aún sigue ahí. Volver masivamente a las oficinas no es una idea que entusiasme.

Debido a estos factores, dentro de esta nueva normalidad, toma fuerza el concepto del trabajo híbrido: trabajar parcialmente desde casa y parcialmente en la oficina.

Pero, ¿cómo se puede implementar correctamente el trabajo híbrido? ¿Cuándo conviene? ¿Debería dejar algunos puestos 100% en remoto o deberían volver todos al trabajo presencial?

En este artículo veremos la respuesta a estas preguntas para que conozcas cómo puedes implementar la contratación híbrida dentro de tu empresa y ofrecerlo como una ventaja competitiva para atraer y retener al mejor talento.

También veremos cuándo los cargos pueden mantenerse 100% en remoto y cuándo conviene más el trabajo presencial.

Trabajo remoto

Antes de la pandemia, el trabajo a distancia era un tema poco conocido, pero que ya se estaba implementando en empresas de distintas áreas en todo el mundo.

Aunque en muchos casos se trataba de modelos de contratación freelance, también existían empresas mudando a modalidad remota debido a beneficios como economizar espacio, acceso a talento de cualquier parte del mundo, el ahorro en prestaciones como subsidios de transporte y la eliminación de llegadas tardías.

Para los trabajadores, el trabajo remoto tiene ventajas obvias:

  • Aumento de la productividad de los empleados
  • Libertad de trabajar en cualquier lugar
  • Tiempo de viaje cero
  • Pasar más tiempo con la familia
  • Menos distracciones de los compañeros

Todo lo anterior se traduce en un aumento del compromiso de los trabajadores, de su satisfacción laboral y un incremento en la productividad, lo que se traduce también en beneficios para las compañías.

Si bien antes de la pandemia muchas organizaciones eran reacias al teletrabajo, las opiniones cambiaron gradualmente a favor de esta modalidad. Sin embargo, las políticas del trabajo remoto debían afinarse antes de implementarse a gran escala.

Pero estas decisiones y normas llegaron de golpe debido a la pandemia, lo que obligó a implementar el trabajo remoto a gran escala de la manera que fuese posible.

Sin embargo también existen inconvenientes en el trabajo remoto. Sobre todo, si toda la fuerza laboral se ve obligada a trabajar desde casa:

  • El aislamiento social
  • Dificultad para desconectarse del trabajo una vez finalizada la jornada
  • Dificultades en la colaboración por diferencias como el software utilizado, distintos husos horarios o falta de capacitación para el uso de herramientas remotas.

Por razones como estas, algunos trabajadores desean volver a sus oficinas. Sin embargo, la mayoría de personas comenta que les gustaría trabajar de forma remota, al menos parte del tiempo.

Trabajo presencial

Trabajar in situ o de forma presencial también tiene ventajas y desventajas. En el lado positivo, factores como:

  • Ambiente idóneo para trabajar y eliminación de distractores propios de casa (mascotas, vecinos, etc.)
  • Más sentimiento de pertenencia
  • Mejor comunicación con los compañeros
  • Rutinas estructuradas dentro de la empresa

Por otro lado, la mayoría de trabajadores está acostumbrada a esta modalidad. Después de todo, el trabajo presencial ha sido lo normal a lo largo de la historia. El trabajo remoto surge gracias a la innovación digital y es bastante reciente.

Sin embargo, esto no quiere decir que todo sea beneficios. Debido a la alta competitividad, las distancias, el crecimiento urbano, entre otros factores, el trabajo presencial también trae consigo muchas desventajas:

  • Tiempos de viaje, que implican costos extras para el trabajador o para la empresa si esta brinda vales de gasolina, subsidios o servicios de transporte. Estos viajes pueden ser largos y estresantes.
  • Mayores costos operativos fijos: energía, agua, insumos y equipos, bienes raíces, etc.
  • Mayor distracción de los compañeros de trabajo
  • Un ambiente de negocios que puede no ser preferible para toda la fuerza laboral

Aunque estas desventajas pueden variar dependiendo de cada situación personal y de empresa, son quejas comunes de la mayoría de trabajadores.

Evaluar estos inconvenientes puede servir como una base para buscar soluciones que permitan flexibilidad para el trabajador, a la vez que permitan a la empresa aprovechar los beneficios de ambas modalidades.

Es entonces cuando el trabajo híbrido se vuelve una ventaja competitiva. No solo como oferta en el mercado laboral, sino para modernizarse y dar los pasos finales hacia la transformación digital. Pero además, para estar preparados para nuevas emergencias, así como para los retos del futuro laboral.

Trabajo híbrido: Cómo implementarlo

Los modelos de oficinas híbridas pueden implementarse de forma distinta, según el tipo de empresa. En algunos casos, las organizaciones pueden ofrecer horarios flexibles para que haya días de llegar a la oficina. En estos, los equipos pueden organizarse y cerrar filas para revisar que los objetivos de trabajo se estén cumpliendo. Luego, cada persona podrá ejecutar lo que le corresponda de forma remota.

Por ejemplo: Se puede realizar una jornada presencial el día lunes y luego otra el viernes. De ese modo se coordina el inicio de la semana y se planifica parte del trabajo para la próxima. Algunas de las plazas pueden mantenerse completamente remotas y unirse online a estas reuniones. Esto se puede aplicar si el trabajador vive en otra ciudad y fue contratado durante los confinamientos. (Es decir que ha trabajado siempre de forma remota).

Esta adaptación permitirá que a futuro se pueda contratar incluso talento fuera de las fronteras nacionales.

¿Qué ventajas se obtienen con el trabajo híbrido?

Algunas de las ventajas son que los trabajadores aún pueden disfrutar del trabajo remoto a la vez que tienen la oportunidad de interactuar con sus colegas en reuniones presenciales.

Del lado de las empresas, está el ahorro de dinero en bienes raíces, equipos y costos operativos (servicios como agua, luz y teléfono, así como los consumibles de oficina, por ejemplo).

Por otro lado, el trabajo híbrido puede presentar grandes desafíos para su implementación si no se tiene claro qué tareas se van a dejar remotas y presenciales. Por otro lado, los gerentes que trabajan principalmente en el sitio de trabajo pueden favorecer a los equipos con los que interactúan más frecuentemente de forma presencial. 

Sin embargo, la contratación híbrida puede atraer a más talento y mejorar la experiencia de los trabajadores actuales.

Además, la pandemia aún no ha terminado, por lo que en lugar de pensar en revertir pel trabajo remoto, los empleadores y empresas deberán enfocarse en afinar su estrategia y coordinación para el trabajo remoto, incluso si el equipo debe reunirse eventualmente.

Algunas medidas a implementar para que el trabajo híbrido sea exitoso

1. Avisa con tiempo a tu equipo de trabajo sobre un eventual retorno

Por lo menos con un par de meses de antelación planifica la fecha en la que los trabajadores deberán retornar a las oficinas. Esto les dará tiempo de prepararse. Podrán reorganizar su rutina diaria. Encargarse de buscar niñera, pagar transporte escolar, organizarse con el auto, etc.

Informarlos con anticipación también ayudará a generar confianza con el equipo. Hará ver que la decisión no fue tomada de forma apresurada y que tienes en cuenta sus rutinas personales.

Esto te dará tiempo también de organizar prestaciones como transporte o subsidios, que se pagarán de forma proporcional. También podrás distribuir el horario y adecuar las instalaciones para volver a recibir al personal.

Asegúrate de mencionar el tema del retorno durante las reuniones remotas. Envía comunicados por correo con el cronograma y las fechas de inicio del horario de trabajo híbrido.

En la medida posible, trata de tener en cuenta las opiniones o solicitudes de arreglo de los trabajadores. (En especial si el equipo de trabajo es pequeño).

Hazles saber también que los horarios podrían tener ajustes a futuro. Por ejemplo, si existe un aumento en el virus podría reducirse el tiempo presencial. Si los niveles son bajos, pero crecen las necesidades comerciales, podría incrementarse. Pero déjales saber que todo cambio se notificará con suficiente antelación.

2. Toma las medidas de seguridad y distanciamiento necesarias

Organiza los equipos en forma de rondas. Es decir, no tengas a toda la planta los mismos días. En la medida posible, mantén el uso de mascarillas, protocolos de higiene, desinfección, lavado de manos, etc. Para los trabajadores que atienden clientes, coloca pantallas que separen al ejecutivo del visitante. En tu call center, que cada agente limpie su teléfono antes de retirarse.

3. Directrices claras sobre la presencialidad

Define con la ayuda de gerentes qué tareas realmente requieren un trabajo presencial y cuáles funciones no necesitarán que el trabajador se encuentre en el sitio.

Define tiempos de trabajo que se contabilizarán y qué se considera como trabajo presencial. Por ejemplo, si llegar el día de pago a la oficina por un cheque se considera o no tiempo presencial, si el tiempo de traslado a las oficinas se contará como efectivo, etc. Además, qué tipos de eventos requerirán una reunión extraordinaria presencial y por qué.

Todo esto le dará claridad a los trabajadores sobre qué es lo esperable y el mínimo de horas presenciales que cada uno deberá tener.

4. Diferentes modalidades para diferentes cargos

Un modelo de trabajo híbrido no siempre es la solución para todos los puestos de trabajo (ni para todas las empresas). Ten esto en cuenta a la hora de establecer los horarios.

Por ejemplo, en algunas funcionará el tener 2 o 3 reuniones semanales. En otros casos, puede funcionar trabajar estos días completos en la oficina. En algunas ocasiones, sobre todo si el equipo es pequeño, pueden elegir días y horarios en conjunto, etc.

Otra opción puede ser el trabajar 1 semana de forma presencial y 1 semana de manera remota. De este modo, el trabajador puede ahorrar dinero en gasolina, por ejemplo. O en la niñera para el cuido de los hijos.

En todo caso, deberá usar el mismo equipo para tener todo el trabajo en un solo lugar. Lo ideal es trabajar con herramientas de colaboración online.

5. Unifica las herramientas para todos

Aunado a lo anterior, lo ideal es que todos los trabajadores usen equipos brindados por la compañía, con el software que esta requiere.

Si aún hay algunos trabajadores utilizando su propia computadora o teléfono, toma el tiempo de preaviso para adquirir también el equipo o licencias necesarias. Si no, puedes ayudar al trabajador a mejorar el que tiene.

Define con ayuda de tu equipo de trabajo cuáles son las mejores herramientas para las diferentes tareas según su experiencia en los meses de la pandemia.

Por ejemplo: Por qué esta suite ofimática en la nube es mejor que aquella, qué herramientas les han funcionado más para el manejo de proyectos o tareas diarias, etc.

Otra buena idea, si no lo has hecho, es que consultes la velocidad de internet que cada uno tiene en su casa y la compares con la que requiere el trabajo. Puedes ofrecer un ajuste salarial o mini subsidio para mejorarla y verificar que esta mejora se haga.

El objetivo es que aproveches lo aprendido para equipar y organizar mejor aquellas tareas que se mantendrán remotas.

6. Capacita a quienes tienen menos experiencia con la tecnología

La vuelta al trabajo presencial es la oportunidad ideal de que brindes una capacitación al personal que más dificultades tenga aún con herramientas digitales, trabajo en la nube, aplicaciones de videollamadas, entre otras.

Organiza también estas rondas de capacitación por turnos. Prepara equipos con el software a utilizar y el material de apoyo para las sesiones. Ten en cuenta que el objetivo no es solo la preparación en la herramienta específica que se usa en la empresa, sino que el trabajador tenga una noción de cómo se usan herramientas similares. Esto te será de utilidad si en algún momento se realiza un cambio en la empresa.

7. Iguales beneficios y trato para todos

Como se ha mencionado en un inicio, es posible que algunos jefes de grupo o gerentes tengan preferencias con los trabajadores a los que ven de manera más frecuente en persona. Intenta poner sobre la mesa este tema.

Es importante que los trabajadores con menos horas presenciales sientan que se les aprecia de igual manera y que se les tiene en cuenta. En este sentido, los líderes de cada equipo deben promover el fortalecimiento del sentido de pertenencia mostrando un trato igualitario para todos.

Si en la empresa se tiene la costumbre de celebrar los cumpleaños presenciales, recuerda tomar en cuenta a los trabajadores remotos o que trabajan menos en la oficina. Si se tienen fiestas especiales, nombramientos, etc., no los dejes por fuera. En caso de surgir conflictos dentro del grupo, trata de que se mantenga la neutralidad para la resolución de los mismos.

Por último, recuerda que no puedes recortar prestaciones a tus trabajadores en remoto o semipresenciales solo porque “están en su casa”. Todos los días libres, feriados y vacaciones se deberán brindar tanto de forma presencial como híbrida. Esto, no solo evitará que sientan que el trato está siendo injusto, sino que te evitará problemas legales.

Conclusiones

Como puedes ver, antes de pensar en retornar al trabajo presencial hay mucho que debes considerar y preparar. Toma tu tiempo en coordinar el trabajo.

Recuerda también que no existe una fórmula única, un conjunto de herramientas ideales o un procedimiento que funcione para todos, por lo que la flexibilidad es necesaria para hacer ajustes. Estos 7 puntos te ayudarán en cualquier estrategia que tomes, para implementar el trabajo híbrido más fácilmente.

En el mediano plazo, te ayudará a retener y atraer talento a tu compañía, en el largo plazo los terminará de preparar para la transformación digital que ya se está viviendo a nivel mundial.

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