Conoce para qué se utilizan las acciones de personal y cómo se elaboran
Las acciones de personal son formularios para documentar distintos eventos relacionados con los trabajadores de una empresa. Ejemplo de ello, pueden ser:
- Nombramientos
- Traslados de puesto
- Ascensos
- Incrementos salariales
- Otorgamiento de bonos
- Cambios administrativos
- Otorgamiento de vacaciones
- Licencias
- Amonestaciones por faltas
- Despidos
- … Entre otros
La emisión de una acción de personal queda registrada en el departamento de Recursos Humanos a solicitud del patrono o superior del trabajador. Este documento se emite a través de un formulario que la empresa diseña para tal fin.
¿Qué información debe contener un formulario de acciones de personal?
Dentro del mismo se detallan datos relevantes para su procesamiento y registro. La información que se coloca al inicio es la siguiente:
- Nombre del trabajador
- Departamento o área donde se desempeña
- Cargo que ejerce
- Fecha en la que se emite la acción
Además, los formularios poseen casillas donde se puede agregar un código numérico o directamente el nombre de la acción que se impone al trabajador. Otras, poseen casillas para marcar con un cheque.
Una vez detallados los datos básicos y el motivo por el cual se emite dicha acción, se coloca un detalle o descripción de la acción y la justificación para ello. En esta parte también se debe incluir la fecha en la que se hace efectiva la acción, así como los efectos de la misma.
Por ejemplo, si la acción de personal se realiza para indicar que el trabajador será amonestado verbalmente sin descuentos a su salario por una falta leve, debe escribirse esto en la casilla de descripción.
O si, por ejemplo, la acción obedece al otorgamiento de vacaciones para el trabajador, el patrono o empleador describirá la fecha en la que se hará efectivo el goce de las mismas y su duración. Si el goce de licencia de vacaciones incluye un pago adicional, se deberá detallar en la descripción también.
Cuando están completos estos datos se procede a firmar la acción. Esta deberá ir sellada y tener también los nombres y firmas del trabajador que acepta la acción, el jefe inmediato superior y el gerente de área o gerente general.
De este documento, se entrega copia al trabajador, mientras el original va a expediente.
¿Existe algún modelo para crear una acción de personal?
Aunque algunas empresas cuentan con registros digitales para ingresar las acciones de personal e imprimir para firma y sello, otras complementan la información a mano o crean formatos en un documento simple de Word.
Aquí un ejemplo de cómo puedes organizar tu formulario, si no cuentas con un sistema específico. O incluso si lo tienes, puedes organizar tu ficha de esta forma, personalizando los campos de “tipo de acción”, según lo necesites:
| Nombre del trabajador: Juan Pérez
| [LOGO EMPRESA] | ||||||
| Departamento: Contabilidad | Número acción: 00001 | ||||||
| Cargo desempeñado: Auxiliar contable | Fecha: 13-octubre-2021 | ||||||
| Tipo de acción: | |||||||
| Ingreso | Licencia con goce de sueldo
| ||||||
| Aumento salarial | Licencia sin goce de sueldo
| ||||||
| Traslado | X | Descuento de salario
| |||||
| Vacaciones | Cambio de cargo
| ||||||
| Incapacidad | Renuncia voluntaria
| ||||||
| Amonestación verbal | Despido sin responsabilidad patronal | ||||||
| Suspensión | Despido con responsabilidad patronal | ||||||
| Bonificación | Otros:
| ||||||
| Descripción: Se traslada al trabajador a la agencia Central de forma temporal, por interinato, con mismo goce de sueldo y prestaciones, a partir del día 16 de octubre y durante un período de 40 días.
| |||||||
| Autorización:
f. _________________ (Trabajador)
Nombre: _________________
|
f. _________________ (Jefe inmediato)
Nombre: _________________
|
f. _________________
(Gerente general)
Nombre: _________________
| |||||
| Original: Expediente | |||||||
Otra manera más sencilla, si cuentas con un registro de códigos:
| Nombre del trabajador: Juan Pérez
| [LOGO EMPRESA] | ||
| Departamento: Contabilidad | Número acción: 00001 | ||
| Cargo desempeñado: Auxiliar contable | Fecha: 13-octubre-2021 | ||
| Tipo de acción: | |||
| Código: 03 | Nombre: Traslado | ||
| Descripción: Se traslada al trabajador a la agencia Central de forma temporal, por interinato, con mismo goce de sueldo y prestaciones, a partir del día 16 de octubre y durante un período de 40 días.
| |||
| Autorización:
f. _________________ (Trabajador)
Nombre: _________________
|
f. _________________ (Jefe inmediato)
Nombre: _________________
|
f. _________________ (Gerente general)
Nombre: _________________
| |
| Original: Expediente | |||
En conclusión
Aunque es más frecuente escuchar de acciones de personal cuando se trata de amonestaciones, en realidad una acción de personal puede ser emitida para registrar cualquier acción aplicable a la situación del trabajador dentro de la empresa o a variaciones en su salario.
Todas estas acciones deben ser emitidas tomando en cuenta el reglamento interno de la empresa, así como la legislación vigente. Esta puede ser consultada siempre por el trabajador, el empleador o el encargado de RRHH en el código laboral del país de la empresa.
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