Cómo hacer una constancia de trabajo [+ generador gratis en PDF]
Una constancia de trabajo (también llamada constancia laboral o carta de trabajo) es un documento que certifica que una persona trabaja o trabajó en una empresa. Incluye datos como el cargo, el período laborado y el salario devengado.
Es uno de los documentos laborales más solicitados en Latinoamérica. Tanto si eres empleador y necesitas extender una, como si eres trabajador y te piden que la redactes para que la firmen, en este artículo verás cómo hacerla paso a paso con ejemplos para distintas situaciones.
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Crear constancia de trabajo →¿Para qué sirve una constancia de trabajo?
La constancia de trabajo se usa para demostrar ante terceros que tienes (o tuviste) un empleo formal. Estos son los casos más comunes en los que te la pueden solicitar:
Para trámites financieros: solicitudes de crédito bancario, tarjetas de crédito, préstamos personales o hipotecarios. El banco necesita verificar que tienes ingresos estables.
Para alquiler de vivienda: muchos arrendadores piden constancia laboral como respaldo de que podrás pagar la renta mensual.
Para trámites migratorios: solicitudes de visa (turismo, trabajo, residencia) suelen requerir una constancia que confirme tu situación laboral y salario actual.
Para buscar un nuevo empleo: algunos reclutadores piden constancias de empleos anteriores como parte de la verificación de antecedentes laborales.
Para trámites educativos: becas, inscripciones a programas de posgrado o créditos educativos pueden requerir este documento.
Para pensiones alimenticias: en procesos legales de manutención, la constancia de trabajo sirve como prueba de ingresos.
El empleador está obligado por ley a extender una constancia de trabajo cuando el empleado o exempleado lo solicite, en la mayoría de países de Latinoamérica.
¿Qué debe incluir una constancia de trabajo?
Toda constancia de trabajo, sin importar el país o la empresa, debe contener estos elementos:
- Ciudad y fecha de emisión
- Encabezado o destinatario ("A quien corresponda" o el nombre de la entidad)
- Nombre completo del trabajador
- Número de identificación (cédula, DUI, INE, etc.)
- Período laborado (fecha de inicio y, si aplica, de finalización)
- Cargo desempeñado
- Salario devengado (mensual, escrito en número y letras)
- Comentario sobre desempeño (opcional pero recomendable)
- Nombre, cargo y firma del emisor
- Sello de la empresa (si se cuenta con él)
- Datos de contacto de la empresa
Veamos ahora cómo se redacta cada parte con ejemplos.
Ejemplo 1: Constancia para empleado activo
San Salvador, 26 de marzo de 2026
A quien corresponda:
Por medio de la presente se hace constar que el señor Juan Pérez, con número de identificación 12345678-9, se encuentra laborando para nuestra empresa desde el día 15 de mayo de 2022 a la actualidad, desempeñando el cargo de analista de marketing digital, con un salario devengado de US$1,200.00 (mil doscientos 00/100 US$) mensuales.
Durante su tiempo en la empresa, ha demostrado ser una persona responsable, proactiva y comprometida con los objetivos del equipo.
La presente constancia se extiende a solicitud del interesado para los fines que estime convenientes.
Atentamente,
María López Directora de Recursos Humanos Empresa ABC, S.A. de C.V. Tel: +503 2234 5678 rrhh@empresaabc.com
Ejemplo 2: Constancia para exempleado
Cuando el trabajador ya no está en la empresa, el texto cambia ligeramente:
Bogotá, 26 de marzo de 2026
A quien corresponda:
Por este medio se hace constar que la señora Ana García, identificada con cédula de ciudadanía 1.023.456.789, laboró para nuestra empresa desde el 10 de enero de 2020 hasta el 28 de febrero de 2026, desempeñando el cargo de coordinadora de logística, con un último salario devengado de $4,500,000 COP (cuatro millones quinientos mil pesos colombianos) mensuales.
Durante el período laborado demostró excelente desempeño, responsabilidad y capacidad de liderazgo.
La presente se extiende a solicitud de la interesada para los fines que considere pertinentes.
Atentamente,
Carlos Rodríguez Gerente General Logística Express SAS
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Generar mi constancia en PDF →Ejemplo 3: Constancia para trámite de visa
Cuando la constancia es para un trámite específico, es buena práctica mencionarlo:
Ciudad de México, 26 de marzo de 2026
Estimados señores Embajada de los Estados Unidos de América Presente
*Por medio de la presente certificamos que el señor Pedro Martínez, con INE MATP850615HDFRRD09, labora en nuestra empresa desde el 1 de agosto de 2021, ocupando el cargo de gerente de ventas, con un salario mensual bruto de $45,000.00 MXN (cuarenta y cinco mil pesos 00/100 M.N.).*
El señor Martínez cuenta con un período vacacional aprobado del 15 al 30 de julio de 2026, por lo cual solicitará visa de turista.
Quedamos a sus órdenes para cualquier información adicional.
Atentamente,
Recursos Humanos Comercial del Norte, S.A. de C.V.
Consejos para una buena constancia de trabajo
Usa papel membretado. Si la empresa tiene papelería oficial, usa esa. Si no, agrega el logo de la empresa en la parte superior del documento.
Incluye el sello. En la mayoría de países latinoamericanos, una constancia sin sello puede no ser aceptada por bancos o embajadas.
Escribe el salario en número y letras. Esto evita confusiones y es requisito en muchos trámites bancarios.
Usa interlineado 1.5 o doble espacio. Como el texto de la constancia es corto, el interlineado amplio le da un aspecto más profesional.
Guarda una copia digital. Escanea o genera un PDF de cada constancia que emitas o recibas. Te puede servir en el futuro.
Diferencia entre constancia de trabajo y constancia de sueldo
Aunque se parecen, no son lo mismo. La constancia de trabajo certifica que laboras (o laboraste) en una empresa e incluye datos generales como cargo, período y salario. La constancia de sueldo se enfoca específicamente en los ingresos y puede incluir detalles como deducciones, bonos y salario neto. Algunos bancos aceptan una constancia de trabajo, pero otros requieren específicamente una de sueldo.
Si necesitas una constancia de sueldo, puedes leer nuestra guía completa sobre constancias de sueldo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir una constancia de trabajo después de haber renunciado? Sí. Tu exempleador tiene la obligación legal de extender una constancia de trabajo incluso después de terminada la relación laboral. Es un derecho del trabajador.
¿La constancia de trabajo tiene vigencia? No hay una vigencia legal establecida, pero en la práctica, bancos y embajadas suelen pedir constancias con menos de 30 días de emitidas.
¿Qué hago si mi empleador se niega a darme una constancia? Puedes acudir al Ministerio de Trabajo de tu país para solicitar orientación. La negativa a emitir una constancia de trabajo puede constituir una infracción laboral.
¿Una constancia de trabajo digital es válida? Depende del trámite. Para muchos trámites bancarios y laborales sí se aceptan constancias en formato PDF enviadas por correo electrónico. Sin embargo, para trámites migratorios y legales suelen requerir el documento físico con firma y sello original.
¿Quién debe firmar la constancia de trabajo? Generalmente la firma el jefe de Recursos Humanos, el gerente general o la persona con autoridad administrativa en la empresa. Lo importante es que quien firme tenga un cargo que respalde la veracidad del documento.
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